Notario público
El notario público es la Persona natural que presta el servicio de
notariado, el cual es considerado un servicio público. El notario público está
envestido por la ley de la capacidad de dar fe público sobre los actos y
documentos que conozca en ejercicio de su función.
Por la naturaleza de sus actividades, el notario público además de prestar
un servicio público, cumple también una función pública, la cual es propia del
estado pero que ha sido delegada por éste en cabeza del notario público.
Del notariado
El notariado es un servicio público que se presta por los notarios e
implica el ejercicio de la fe pública o notarial (Ley 588 del 2000, artículo 1)
El notariado es un servicio público e implica el ejercicio de la fe
notarial. La fe pública o notarial otorga plena autenticidad a las
declaraciones emitidas ante el notario y a lo expresado por éste respecto de
los hechos percibidos en el ejercicio de sus funciones, en los casos y con los
requisitos que la ley establece. (Decreto 2148 de 1983, artículo 1).
Sobre la fe notarial
La ley 29 de 1973 se refirió a la fe notarial en los siguientes términos:
“(…) La fe pública o notarial otorga plena autenticidad a las declaraciones
emitidas ante el notario y a lo que éste exprese respecto de los hechos
percibidos por él en el ejercicio de sus funciones, en los casos y con los
requisitos que la ley establece.”
El notario legitima y autentica los actos en los que interviene,
revistiéndolos de fe pública, misma que le ha sido depositada por El Estado y
que se manifiesta cuando el fedatario deja constancia de un hecho, suceso,
situación, acto o contrato jurídico.
En virtud de esa fe pública, se presumen ciertas las manifestaciones del
notario que consten en los documentos e instrumentos y demás documentos
autorizados por él.
“La función fedante, como se denomina la facultad del notario de dar fe, es
una atribución de interés general propia del Estado, que aquél ejerce en su
nombre por asignación constitucional, en desarrollo de la cooperación que el
sector privado ofrece al sector público en virtud del fenómeno de la
descentralización por colaboración” (Corte constitucional, Sentencia C-1508 del
2000)
La actividad notarial como servicio
público
Según se deduce del contenido del Art. 131 de la Constitución, la actividad
notarial es un servicio público en razón de que constituye una labor destinada
a satisfacer, de manera continua y obligatoria, una necesidad de interés
general, como es la función fedante, sometida a un régimen jurídico especial,
bien ella se preste por el Estado o por los particulares. Los servicios
públicos, según nuestro ordenamiento jurídico, son inherentes a la finalidad
social del Estado, en virtud de lo cual asume éste la responsabilidad de
asegurar su prestación eficiente. Vistos desde esta perspectiva, debe admitirse
que la prestación de los servicios públicos hace parte y se traduce como
expresión del Estado Social de Derecho.
Como es sabido, el régimen de los servicios públicos limita en buena medida
el ejercicio de determinadas libertades individuales, especialmente de aquéllas
que tienen que ver con su prestación, lo cual se explica justamente por el
interés general que ellos representan. De aquí porque, la actividad notarial,
como ejercicio de un servicio público, este sometida a un régimen jurídico
preciso y exigente establecido por la ley y sometido, además, al control y
vigilancia que ejerce el Estado en virtud de las potestades que le reconoce,
entre otros, los arts. 365 y 131 de la Constitución, cuya finalidad es la de
“asegurar su prestación eficiente a todos los habitantes del territorio
nacional”.
La Corte sobre este aspecto, ha señalado:
“El artículo 131 de la Carta Política instituye la función notarial como un
servicio público en el que se advierte una de las modalidades de la aludida
descentralización por colaboración, ya que la prestación de ese servicio y de
las funciones inherentes a él ha sido encomendada, de manera permanente, a
particulares, en lo cual la Corte no ha hallado motivos de
inconstitucionalidad”.
“Ahora bien, las atribuciones de las que han sido investidos los notarios
implican su sometimiento al régimen jurídico fijado por el legislador y
aparejan el control y la vigilancia que ejerce el Estado, encargado por el
Estatuto Fundamental de asegurar la eficiente prestación de los servicios
públicos, de promover el bienestar general y el mejoramiento de la calidad de
vida de la población y de garantizar el cumplimiento de los deberes sociales de
los particulares (artículos 365, 366 y 2 de la C.P.)”. (Corte constitucional,
Sentencia C-1508 del 2000)
Régimen legal del notario público
La Constitución Política en su artículo 131 establece:
“Compete a la ley la reglamentación del servicio público que prestan los
notarios y registradores, la definición del régimen laboral para sus empleados
y lo relativo a los aportes como tributación especial de las notarias, con
destino a la administración de justicia.
El nombramiento de los notarios en propiedad se hará mediante concurso.
Corresponde al gobierno la creación, supresión y fusión de los círculos de notariado y registro y la determinación del número de notarios y oficinas de registro.”
El nombramiento de los notarios en propiedad se hará mediante concurso.
Corresponde al gobierno la creación, supresión y fusión de los círculos de notariado y registro y la determinación del número de notarios y oficinas de registro.”
El artículo 123 inc. 3 de la Constitución Política ordena:
“La ley determinará el régimen aplicable a los particulares que
temporalmente desempeñen funciones públicas y regulará su ejercicio.”
La Ley 588 del 5 de julio de 2000, por medio de la cual se reglamenta el
ejercicio de la actividad notarial, establece en sus artículos 1º y 5 lo
siguiente:
“Artículo 1°. Notariado y competencias adicionales. El notariado es un
servicio público que se presta por los notarios e implica el ejercicio de la fe
pública o notarial.”
“Artículo 8°. Régimen disciplinario. El régimen disciplinario aplicable a
los notarios será el previsto en el Decreto-ley 960 de 1970, con estricta
observancia de los principios rectores y del procedimiento señalado en la Ley
200 de 1995, Código Unico Disciplinario.” Esta ley fue modificada por la Ley
734 de 2002
De las funciones del notario público
Las funciones que debe desempeñar un notario público están reglamentadas
por el Decreto 2148 de 1983, entre otras normas dispersas.
En consecuencia, cualquier Notario, tiene como misión:
·
Escuchar.
Esta labor es crucial para adecuar al ordenamiento jurídico el documento que
pretenden firmar las personas que acuden a la Notaría. Como se ha dicho, el
Notario, tiene que ayudar a los requirentes, tras una profunda y paciente
escucha, a conseguir que lleguen a sus propias conclusiones, al fondo del
negocio jurídico que persiguen. El Notario es, por tanto, un pedagogo de su
voluntad.
·
Redactar
el instrumento público (que comprende las escrituras públicas, las actas y en
general todo documento que autorice el Notario, bien sea original, en copia o
testimonio conforme a la voluntad común de las partes). El Notario y sus
empleados, son verdaderos especialistas en Derecho Notarial y en la redacción
del documento público con todas las partes que deben reflejarse (comparecencia,
intervención, exposición, disposición, otorgamiento y autorización), cuyos
documentos deben redactarse en lenguaje jurídico, exacto y sin ambigüedades. También,
tal preparación, conllevará la obtención previa de múltiple documentación
precisa para la firma del instrumento público (certificados, notas registrales,
catastrales, autorizaciones administrativas, etc.).
· Indagar,
interpretar y adecuar al ordenamiento jurídico dicho instrumento
público. Tras la escucha, como decíamos anteriormente, el Notario, encontrará
los verdaderos motivos y causas que inducen a las personas a solicitar los
servicios notariales. El adecuar lo buscado por las partes conlleva, irremediablemente,
brindar consejo de las distintas alternativas que pueden elegir, no imponiendo
nunca ninguna o dicho de otra forma, debe moldear jurídicamente esa voluntad,
dejando siempre que, la última palabra la adopten los otorgantes, así podrán
prestar libremente el consentimiento informado.
Resultan certeras las palabras de Francesco
CARNELUTTI en cuanto a que “las
palabras, con frecuencia, aun sin malicia por parte del que habla, esconden, o
al menos oscurecen, antes que manifestar el pensamiento”. De ahí, la indagación que se exige a todo
fedatario público, el cual, no puede quedarse en la superficialidad de los
asuntos, lo que pasa irremediablemente por dedicar tiempo y atención personal a
cada otorgante.
· Informar
a las partes sobre el valor y alcance de la redacción del documento
público autorizado, buscando siempre la verdad, la justicia y el derecho. “La argumentación notarial del derecho justo
intenta esencialmente alcanzar la aplicación de la justicia para cada caso en
particular. Hay justicia notarial cuando no existen falsedades que encubren
verdades, cuando no existe más realidad que la que surge de la escritura
pública o de los hechos o actos que el notario presencia, cuando la
preocupación general por la efectivización de los derechos adquiridos o por
adquirir desaparece y se convierte, casi automáticamente, en una realidad que
alcanza la paz y la absoluta tranquilidad de la familia que resguarda para la
posteridad su propia prosperidad. De esta única manera, entonces, la justicia
se vincula a la seguridad jurídica”. O dicho en palabras de uno de los
artículos más bellos del Reglamento Notarial español, el 148 “Los instrumentos públicos deberán redactarse
empleado en ellos estilo claro, puro, preciso, sin frases ni término alguno
oscuros ni ambiguos, y observando, de acuerdo con la Ley, como reglas
imprescindibles, la verdad en el concepto, la propiedad en el lenguaje y la
severidad en la forma”.
Sí, no hay que moldear la verdad, ni
facilitar a los requirentes vías de dudosa legalidad que, en muchos casos,
pueden ser contrarias a la Ley y constituir un evidente fraude de Ley.
Entre los aspectos que el Notario debe
informar a los otorgantes están las consecuencias fiscales, tributarias y
administrativas derivadas del otorgamiento. Dicho en otras palabras, debe
formular las reservas y advertencias legales que impone la legislación
notarial.
· Es un asesor jurídico y profesional
del Derecho, que debe indicar a los que reclaman su ministerio los
caminos legales más adecuados para conseguir sus logros. Por otro lado, en
ningún caso puede ‘menguar’ la imparcialidad del Notario, que debe insistir en
prestar asistencia a cualquiera de las partes con relación a las cláusulas
propuestas por la otra, dando especial protección a la parte más necesitada. A
diferencia del Abogado, que cumple su función jurídica a favor de la parte que
le contrata, que es parcial, por tanto, a favor de ésta, el Notario, como
decíamos es imparcial, lo que
significa que no hay requirentes preferentes, de mayor consideración o
reconocimiento, pues todos los
Intervinientes en el instrumento público
deben sentir igual interés e información por parte del fedatario público y de
su personal.
· Autorizar.
Tras la firma de cualquier instrumento público, el Notario, signará
y firmará el mismo. Con esa autorización, de lo suscrito por las partes, el
documento público convierte el acto en auténtico, lo dota de plena validez y
eficacia jurídica y produce plena prueba. Con esa firma, el Notario se hace
autor y creador de instrumento notarial firmado por las partes ante él.
Conservar y expedir copias. Una de las principales
funciones del Notario es custodiar y conservar las escrituras que autoriza, que
se encuadernan cada año en tomos o volúmenes (llamados protocolos), que exigen
un cuidado procedimiento de formación y conservación. Cuando el Notario se
jubilada, cesa en su actividad por cualquier circunstancia o fallece, estos
protocolos, propiedad del Estado pasan a otro Notario que asume su custodia o a
Archivos Generales.
Naturalmente, el protocolo es vivo, los
interesados o cualquier organismo público o judicial pueden solicitar copias de
las escrituras en cualquier momento justificando interés legítimo.
No podemos pasar por alto que, el Notariado,
está a la vanguardia de las nuevas tecnologías. Ahora, es posible el envío de
comunicaciones y copias electrónicas a otros fedatarios, Registros y organismos
públicos. El futuro deparará hasta dónde llegará el avance informático y si las
tecnologías (que ya no debemos llamarlas nuevas), como está sucediendo en
algunos países, dará paso a la supresión del soporte papel.
En
cualquier caso, tenemos que estar preparados jurídica e informáticamente para
asumir nuevos retos tecnológicos acordes a los nuevos tiempos.
¿Cómo
ejerce sus funciones?
Es importante tener en
cuenta que el notario sólo podrá ejercer sus funciones a petición de los
interesados, quienes tienen la plena libertad de elegir el notario que deseen.
¿Cuáles
son las funciones de los notarios?
- Encargado de la elaboración y trámite de escrituras públicas para los hechos y actos que la ley disponga o cuando sea voluntad de las partes hacerlo.
- Elaboración de escrituras públicas para la cancelación de hipotecas.
- Guarda, apertura y publicación de testamentos cerrados.
- Reconocimiento de documentos privados, dejando constancia de la manifestación del interesado y el contenido del documento.
- Autenticaciones, haciendo precisión del documento que tuvo a la vista para realizarla. Puede autenticar copias o firmas.
- Fe de vida: testimonio escrito de la supervivencia de una persona.
- Expedición de copias de las escrituras públicas.
- Realización de notas de referencia, en los casos en los que se lleve a cabo una actuación que afecte otras escrituras, deberá hacer la nota de referencia respectiva.
- Corrección de errores de las escrituras públicas.
- Guardar y conservar los archivos notariales
¿Cómo
desempeña el cargo?
En propiedad: Cuando el
notario ha cumplido con los requisitos legales y es seleccionado por concurso.
En interinidad: Cuando ha sido
designado como notario.
Por encargo: cuando es
designado para suplir al titular.
¿Cuál
es el periodo del cargo de un notario?
Los notarios serán nombrados
por periodos de 5 años, sin embargo, al notario en propiedad puede
ratificársele el cargo luego de que se cumpla el periodo siempre y cuando aún
no cuente con la edad de retiro forzoso.
Qué
es una Notaría y cómo funciona
- La Notaría es una entidad de creación legal, es decir, que el gobierno nacional a través del Presidente de la República y el Ministro del Interior y de Justicia disponen su creación.
- Carece de personería jurídica y su representación se ejerce a través del Notario, como persona natural.
- Por mandato constitucional, el Notario se define como un particular que por delegación del Estado, presta un servicio público, el cual se encuentra reglamentado en la Ley.
- Los funcionarios de la Notaría son nombrados por el Notario y el régimen aplicable es el previsto en el Código Laboral, para las relaciones entre particulares.
- Para efectos fiscales y tributarios, el Notario utiliza su registro único tributario o R.U.T.
- El número de funcionarios con que funciona la oficina, es determinado por el Notario, de acuerdo a sus necesidades, al igual que la asignación de los salarios
- La Notaría se sostiene con los ingresos que se perciben por concepto de los servicios, de acuerdo a una tarifa legal que señala el gobierno.
- Excepcionalmente, hay Notarías que reciben un subsidio que se transfiere, a partir de los aportes que los mismos Notarios consolidan, para garantizar una adecuada prestación del servicio en todas las ciudades del país.
- El Notario no tiene superior jerárquico, es autónomo en el ejercicio e interpretación de la Ley, con observancia de la misma.
- La inspección y vigilancia del servicio notarial lo ejerce el Presidente de la República, a través del Superintendente de Notariado y Registro.
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